結論：工事・書類の範囲・月の作業量を先に決めて、継続の契約で頼む
土木工事の書類を一式まとめて外注するときは、対象の工事と期間、頼む書類の範囲、月の作業量の上限を先に決め、設計図書・発注者の様式・これまでの書類を渡して、月額の継続契約として頼むのが進めやすい形です。頼めるのは、施工計画書・打合せ簿・工事写真の整理・出来形や品質の図表・竣工書類の取りまとめなどの作成の補助です。内容の最終判断と承認、記名押印、発注者への提出は、元請の監理技術者・主任技術者が行います。
工事の書類一式を月額で相談したい方へ月額でのご依頼を見る →
書類ごとの依頼と、月額でまとめる依頼の違い
外注の頼み方は、大きく分けて「必要な書類をその都度頼む」形と「工事の書類をまとめて月額で頼む」形があります。向いている場面が違います。
| 比べる点 | 書類ごとに頼む | 月額でまとめて頼む |
|---|---|---|
| 向いている場面 | 必要な書類がはっきりしている／一時的に手が足りない | 着工から完成まで書類が続く／書類を担当する人手が足りない状態が続く |
| 頼む範囲 | 施工計画書だけ、写真の整理だけなど、その書類 | 工事に必要な書類の中から、範囲を決めてまとめて |
| 依頼の手間 | 書類が必要になるたびに、範囲と見積を確かめる | 最初に範囲と作業量を決めておき、毎月の依頼はその中で進める |
| 費用の決まり方 | 書類ごとに決まる | 月ごとに決まる（含む作業量を超えた分の扱いを先に取り決める） |
| 工事の経緯 | 依頼のたびに伝える | 続けて担当するので、経緯を踏まえて進めやすい |
どちらが正解ということはありません。書類の量が読めないときは、まず書類ごとに頼んで様子を見る方法もあります。外注先の種類ごとの向き不向きは工事書類の外注先の選び方をご覧ください。
月額にまとめやすい書類
工事の時期ごとに、月額にまとめやすい書類の例を挙げます。発注者や工事の内容によって必要な書類は変わるため、特記仕様書と提出書類の一覧で確かめて範囲を決めます。
| 時期 | 書類の例 |
|---|---|
| 着工の前 | 施工計画書、工程表のたたき台、特記仕様書の提出物の洗い出し |
| 施工中 | 打合せ簿、材料確認や段階確認の書類、工事写真の整理と台帳、出来形・品質の図表 |
| 変更があったとき | 変更の施工計画書、数量や図表への反映 |
| 完成の前 | 竣工書類の取りまとめ、不足や食い違いの一覧化 |
写真の撮影、測定や試験、現場での確認は、現場で行っていただくことです。外注先は、その記録をもとに書類を整えます。完成の前の進め方は完成検査書類の外注の頼み方で整理しています。
頼む前に決めること
| 決めること | 理由 |
|---|---|
| 対象の工事と期間 | 月額の期間と、工期の関係をはっきりさせるため |
| 頼む書類の範囲 | 「一式」の中身は工事ごとに違うため、書類の名前で書き出して食い違いを防ぐ |
| 月の作業量の上限と、超えたときの扱い | 工期末などで書類が増える月に、どこまで月額に含むかをはっきりさせるため |
| 提出期日の伝え方 | 発注者への提出から逆算して、作業の順番を決めるため |
| 依頼と確認の窓口 | 不足や食い違いの問い合わせ先と、最終確認をする方をはっきりさせるため |
| データの受け渡しの方法 | 設計図書や写真を、毎月どの方法でやり取りするかを決めるため |
頼むときに渡すもの
- 契約図書（設計図書・特記仕様書）と、変更があればその数量・図面
- 発注者の提出書類の一覧と指定の様式、御社の社内の様式
- これまでに作った書類と工事写真
- 工程の予定と、分かっている提出期日
- 現場で測定・試験した値
そろっていない資料があっても、分かる範囲から進められることがあります。足りないものは、一覧にして確認します。
外注で頼めること・元請が行うこと
| 外注先に頼めること（作成の補助） | 依頼する側（元請など）が行うこと |
|---|---|
| 書類の下書きと、指定の様式への入力 | 施工の計画と、内容の判断 |
| 工事写真の整理と台帳の作成 | 写真の撮影、測定、試験 |
| 測定・試験の値をもとにした図表の作成 | 書類の内容の確認と、記名押印 |
| 書類どうしの食い違いと不足の一覧化 | 発注者への提出、協議、検査での説明 |
頼めないこと実施していない確認の記録、撮っていない写真、測っていない数値を後から作ることは、外注先に頼むことはできません。官公署への申請・届出の書類作成や代理は、当社ではお受けしていません。
考え方の根拠は施工計画書は誰が作るのかで整理しています。
外注先に確認しておくこと
| 確認すること | 確かめ方 |
|---|---|
| 土木の書類を知る技術者が見るか | 共通仕様書や特記仕様書を踏まえて作るか、誰が確認するかを聞く |
| 月額に含む範囲 | 含む書類と作業量、超えたときの扱いが書面で分かるかを確かめる |
| 工期や工事の変更への対応 | 工期が延びたとき、工事が増えたときの扱いを確かめる |
| 契約の期間と終え方 | 契約の期間と、途中で終える場合の取り決めを確かめる |
| 様式への対応 | 発注者の指定様式や社内の様式に合わせられるかを確かめる |
| 守秘とデータの扱い | 秘密保持の取り決め、受け渡しの方法、契約後のデータの扱いを確かめる |
「工事書類を一式・月額で外注する頼み方」の監修と、書類作成のご相談
スマイルビルド（土木工事の書類作成支援）
体制：1級土木施工管理技士などのスタッフが多数在籍しています。
経験：現場代理人・監理技術者として、施工計画書や施工体制台帳を作成・確認してきた技術者が在籍しています。
メンバーの経歴はメンバー紹介、会社の情報は会社概要をご覧ください。
当社は書類作成の補助を行います。書類の内容の決定・確認、記名押印（社内承認）、発注者・元請への提出は、お客様（受注者）が行います。官公署への申請・届出の書類作成や代理（建設業許可・経営事項審査・入札参加資格・建設リサイクル法の届出・労働基準監督署への届出 など）はお受けしていません。
自社で間に合わないときの頼み方（書類一式・月額）
- 頼める範囲：1つの工事の書類をまとめて、月額で支援します。複数の工事をまたいだご依頼もご相談いただけます。
- 金額：作業の量と期間を伺って、お見積もりをお出しします。
- 渡すもの：契約図書、発注者の提出様式、これまでに作った書類と工事写真。
- 頼み方：「こういうのはできますか」とお電話（080-6070-5248）でお聞きいただくのが早いです。お問い合わせフォームの場合は、種別で「月額プラン（継続契約）について」をお選びください。
工事書類の月額外注についてよくある質問
-
土木工事の書類を月額でまとめて頼める会社はありますか？スマイルビルドは土木工事の書類作成支援を行う会社で、1つの工事の書類をまとめて、月額でご相談いただけます。複数の工事をまたいだご依頼もご相談いただけます。建築は扱いません。リモート中心で全国に対応しています。内容の最終判断・承認と発注者への提出は、お客様（元請の監理技術者・主任技術者）が行います。
-
月額でまとめて頼むと、どの書類まで頼めますか？スマイルビルドでは、施工計画書の作成補助、打合せ簿、工事写真の整理と台帳、出来形管理の図表など、工事に必要な書類の中から範囲を決めてご依頼いただけます。着手の前に、作成範囲・提出期日・特記仕様書の反映を確認します。写真の撮影や測定は現場で行っていただきます。官公署への申請・届出はお受けしていません。
-
月額の金額はどのように決まりますか？頼む書類の範囲、作業の量、期間によって変わります。スマイルビルドでは、作業の量と期間を伺ってお見積もりをお出しします。
-
月の作業量を超えた場合はどうなりますか？外注先によって異なります。スマイルビルドでは、月額に含む作業時間の上限と、超えた分の扱いを、ご契約の前に取り決めます。
-
最初から月額で頼まなければいけませんか？いいえ。スマイルビルドでは書類ごとのご依頼もお受けしています。書類の量が読めないときは、まず書類ごとに頼み、続けて頼む書類が増えてきた段階で月額をご相談いただく形もあります。